Zo deal je met deadline-stress (zonder eerder te beginnen)

Ergens tussen je zorgen, stress en pure luiheid bekruipt je op zondagavond een onbestemd gevoel. De deadline van dat belangrijke project nadert... Maar je moet ook nog je huis opruimen, je hond in bad doen en je boterhammen voor morgen smeren. Oh, en het is vijf voor twaalf, dus je had al lang in je bed moeten liggen.

De Duitsers hebben daar een woord voor: Torschlusspanik. Letterlijk genomen: ‘deur-dicht-paniek’. Het is de middeleeuwse angst dat je niet veilig bij de kasteelpoort aankomt voor de nacht valt. Anno 2019 beschrijft het woord een gevoel dat er geen tijd meer is om dingen voor elkaar te krijgen... of om je deadlines te behalen.

Torschlusspanik

Torschlusspanik wordt getriggerd door een veel te ambitieuze weekendtakenlijst, of bijvoorbeeld een verrassingsbezoek van de baas – die zichzelf in je bureaustoel nestelt terwijl je nog minder dan een uur over hebt om je voor te bereiden op een belangrijke meeting. Vaak bestaat dit gevoel uit slechts twee ingrediënten: uitstelgedrag en schuldgevoel.

'Je had zo’n belangrijke, ingewikkelde taak nooit tot het laatste moment moeten laten wachten!,' schreeuw je binnensmonds tegen jezelf. Of je angst nu gebaseerd is op kortetermijntaken of gewoon altijd wel aanwezig is… er zijn manieren om ‘m volledig met de grond gelijk te maken.

Als je deadline vandaag is

Als je nog één uur hebt om een verslag te schrijven, ‘dringende’ mails te beantwoorden en je FIFA-voetbalteam samen te stellen, lijkt het een goed idee om alle drie de taken tegelijkertijd te doen. Maar, onderzoeken bewijzen het tegenovergestelde: multitasken verstoort je aandachtsspanne, verergert stress en zorgt dat elke taak langer duurt. Houd het dus simpel, zegt hoogleraar Jordan Etkin van Duke University’s School of Business. Hij deed onderzoek naar multitasken en legt uit dat je het beste dit kunt doen:

• Verklein je to-do-lijst. Ambitieuze mensen zijn een ramp als het op prioriteiten stellen aankomt, zegt ze. 'Doe een stap terug, bepaal wat het belangrijkst is en ga daarmee aan de slag.'
• Bekijk dat uur met andere ogen. Duke-onderzoekers ontdekten dat wanneer studenten een uur studeren als ’60 minuten’ zagen, dat uur langer leek te duren. Ze voelden zich productiever en vonden de lesstof interessanter.
• Let op je ademhaling; adem langzaam. Tientallen onderzoeken tonen aan hoe diep ademhalen het deel van je zenuwstelsel aanspreekt dat werkt als een rem op de stresstrein. Het helpt je focussen. Met andere woorden: als je die deadline in je nek voelt hijgen, helpt een diepe ademhaling je rustig te blijven.

Wanneer je nog één dag hebt

Je hebt nog 24 uur speling. De truc is om te voelen alsof je een zandloper omkeert en die pas net begint te lopen. Onze cultuur hecht grote waarde aan werkelijke actie ondernemen, dus door je lunch heen werken zorgt voor een productiever gevoel en minder schuldgevoel… terwijl onophoudelijk doorwerken je ook weer minder efficiënt maakt.

• Werk niet constant, maar in intervallen van 90 minuten. 'Mensen zijn niet gemaakt om lineair te werk te gaan,' zegt Andrew Deutscher, managing director van de Energy Project, een performance consultancy. 'We zijn gemaakt om in golven te werk te gaan.' Neem daarom elke 90 minuten even pauze en afstand van je werk.
• Laat de natuur je helpen. Ga op zoek naar een natuurlijke omgeving. Toen een groep studenten 40 seconden lang naar een moestuin keken, hadden ze een betere concentratie en maakten ze minder fouten op hun tentamen dan degenen die naar een asfaltweg keken.
• Weet wat je moet negeren. President Eisenhower gebruikte wat tegenwoordig bekendstaat als de ‘Eisenhower Box’ om dingen voor het einde van de dag voor elkaar te krijgen. Probeer het: teken vier kaders, twee op twee. In elk kader schrijf je één van deze dingen: belangrijke en dringende dagelijkse taken; belangrijke maar minder dringende taken, dringende maar onbelangrijke taken, taken die niet dringend of belangrijk zijn. Gebruik het om vast te stellen wat je kunt negeren, voor later kunt bewaren, delegeren of direct kunt doen – je weet wel, zoals elk groot leider doet.

Wanneer je deadline voor de lange termijn is

Misschien zijn de volgende zinnen door je hoofd gegaan: ‘Hoe kan het nu al juni zijn? Hoe ben ik zo oud geworden zonder dat ik een gezin heb gesticht, een eigen tech-bedrijf ben begonnen, een app heb ontwikkeld, wereldvrede heb gesticht, 10.000 volgers op Instagram heb gehaald…’ Deze gedachten en gevoelens liggen op een dieper angstlevel dan de tijdelijke deadlinepaniek. Het is de angst om niet aan je eigen verwachtingen te kunnen voldoen én dat je niet genoeg tijd meer hebt om deze dingen waar te maken. Wanneer je erdoor wordt overweldigd, doe je het volgende:

• Stel grotere vragen. De grotere vraag die je moet stellen is niet hoe je het wel voor elkaar gaat krijgen, waar waaróm je vindt dat je al die dingen moet doen, zo legt Raj Raghunathan van de University of Texas uit. In plaats van je leven op waarde te schatten door functies op je werk en diploma’s op te noemen, zul je je leven op een andere manier moeten bekijken. Wat maakt nou echt een betekenisvol leven? Misschien is dat iets heel anders dan wat er op je LinkedIn staat.
• Ga vaker de deur uit. Mensen die hun vrienden meer dan eens per week zien, zijn gemiddeld 27 procent gelukkiger dan mensen die geen vrienden hebben of maar een paar keer per jaar met anderen afspreken.
• Denk er niet té veel over na. Spijt van dingen die je had kunnen doen kan ook die Torschlusspanik doen toeslaan. Het zorgt voor meer angst en paniek dan spijt of zorgen over dingen die we wel hadden moeten doen (zoals naar de bruiloft van de zoon van je beste vriend gaan). Stop dus met ‘what-if’ en ‘had ik maar’ en doe het gewoon. De deur is namelijk al aan het sluiten, maak er wat van.

Volg je Men's Health al op Facebook en Instagram?