Nooit meer uitstellen

Psyche

Stel jij alles uit tot het laatste moment? Verzin je telkens smoesjes om even iets anders te kunnen doen? Komt er daardoor te weinig uit je handen? Tem het uitstelmonster en maak 2009 tot je productiefste jaar ooit!

Door Melchior Meijer

Morgen stop je met roken. Morgen vul je je belastingaangifte in. Morgen plak je je achterband. Morgen werk je de achterstallige post weg. Morgen begin je met die klus die volgende week klaar moet zijn en die al dagen als een molensteen om je nek hangt...

Iedereen stelt wel eens iets uit. Dat is volkomen normaal. Problematisch uitstellen, alles dat een beetje inzet vergt voor je uitschuiven, zodat je de doelen die je jezelf stelt zelden haalt en niet uit je leven haalt wat er in zit, is daarentegen niet normaal. Zulk uitstelgedrag geeft je tijdelijk opluchting, maar je betaalt terug met een knagend schuldgevoel, met de frustratie dat je hebt gefaald en uiteindelijk met een laag zelfvertrouwen.

Hoewel er aanwijzingen zijn dat problematisch uitstelgedrag voor een deel is aangeboren en vooral samenhangt met de lastig te corrigeren karaktereingenschap slordigheid, menen de meeste deskundigen dat ongezond uitstelgedrag niet voortkomt uit luiheid of een gebrek aan motivatie en organisatietalent, maar uit diverse angsten.

‘Vrijwel iedereen heeft een aangeboren verlangen om dingen tot stand te brengen,’ redeneert de Amerikaanse psycholoog Neil Fiore. ‘Chronisch uitstellen is vaak een neurotische vorm van zelfbescherming. Lanterfanters schuiven de boel voor zich uit omdat ze zich geïntimideerd voelen door de omvang van hun taak, omdat ze denken te mislukken of juist bang zijn voor succes. Ze vrezen niet aan de verwachtingen te kunnen voldoen. Heel vaak zijn uistellers perfectionisten.’ Fiore gebruikt een interessante metafoor.

Stel je voor dat er een plank van tien meter lang en dertig centimeter breed in het gras ligt en jouw taak is er overheen te lopen. Eitje, toch? Maar de uitsteller beeldt zich volgens Fiore in dat de plank tussen twee hoge flats hangt. Hij treuzelt en draalt, maar durft niet. Uiteindelijk zal hij pas naar de overkant rennen of kruipen als er aan zijn kant van de plank brand uitbreekt; ofwel, de naderende deadline. Hij bereikt zijn doel, maar later dan nodig en met een hoop neurotische spanning.

Volgens uitstelexpert Tanja van Essen, persoonlijkheidspsychologe aan de Rijksuniversiteit Groningen, is faalangst slechts één verklaring. Het grootste probleem van chronische uitstellers is wat haar betreft de karaktertrek onzorgvuldigheid, en daarmee samenhangend een te lage frustratietolerantie. ‘Uitstellen is vrijwel altijd het resultaat van een motivatieconflict,’ legt ze uit. ‘Hoe gemotiveerd je bent om een bepaalde taak uit te voeren, is afhankelijk van de beloningswaarde, de succesverwachting en de beloningstermijn.

Weerstand
Als je iets heel goed kunt en het vooruitzicht hebt dat de opdracht je binnen afzienbare tijd een hoge beloning oplevert, zul je er gemakkelijk aan beginnen. Maar lang niet alle taken in het dagelijks leven voldoen aan die ideale voorwaarden. Je kunt iets misschien nog niet zo goed, je vindt de klus niet echt leuk of de beloning is vaag of ligt in een ver verschiet. Dan ontstaat een gevoel van weerstand en wordt het verleidelijk de taak voor je uit te schuiven. Hoe lager je frustratietolerantie, hoe sneller je je zult laten afleiden en iets irrelevants zult gaan doen, zoals internetten, tv kijken of kletsen. Maar je kunt leren die weerstand te negeren of te tolereren.’ Ze voegt er aan toe dat uitstellen op korte termijn lijkt te lonen. Het is tijdelijk een plezierige afleiding en als je lang genoeg wacht, verdwijnt een vervelende opdracht soms vanzelf. ‘Op de langere termijn kan chronisch uitstelgedrag je echter danig belemmeren. Het kan betekenen dat je een promotie mist, blijft roken, noem maar op.’

Van Essen, die studenten leert efficiënt te studeren en daarnaast een eigen coachingbureau runt, ontwikkelde een aanpak die bewezen werkt. Geen loze kreten als ‘Just do it’ of ‘Kom op, toon eens wat discipline’, maar slimme aanwijzingen die je uit je patroon van improductief denken en handelen verlossen. Volg Doe het Vandaag! een paar weken en je zult merken dat je het komend jaar al die dingen verwezenlijkt die je gisteren al had zullen doen. Hier zijn de 7 grondregels.

1 Registreer je uitstelgedrag

Als je een probleem serieus wilt aanpakken, is het handig om het grondig in kaart te brengen, stelt Tanja van Essen. ‘Chronisch uitstellen is een gewoonte; je doet het op de automatische piloot en daarom heb je vaak geen idee waar en wanneer je de fout in gaat.’ Ze adviseert om voordat je actief aan je improductieve gedrag gaat werken een week lang een logboek bij te houden van alle activiteiten die je verricht van het moment dat je opstaat tot je weer gaat slapen.

Van Essen: ‘Zo’n logboek is vaak confronterend. Het laat zien hoe gemakkelijk je je laat afleiden en hoeveel tijd je verspilt met dingen die op de korte termijn prettiger zijn, maar er eigenlijk niet toe doen.’ Na een week eerlijke registratie zul je vrijwel zeker een patroon ontdekken. Zo hebben vrijwel alle uitstellers de neiging om aan het begin van de werkdag ‘een uurtje’ rustig op gang te komen, om vervolgens tegen de lunch te ontdekken dat er nog steeds bitter weinig is gebeurd.

2 Maak SMART-plannen

De econoom Cyril Northcote Parkinson ontdekte dat als je een ambtenaar een maand geeft om een rapport te fabriceren dat gemakkelijk in drie dagen geschreven kan worden, de ambtenaar ook daadwerkelijk een hele maand bijzonder druk met dat rapport zal zijn. Laat je dezelfde opdracht echter uitvoeren door een freelancer die de job tegen een vaste prijs aanneemt, dan ligt er al na twee dagen een rapport, dat waarschijnlijk beter is. Dit fenomeen staat bekend als de wet van Parkinson en er zijn twee verklaringen voor.

Ten eerste schatten we de complexiteit van een taak vaak in op basis van de productietijd die wij of onze baas er aan hangen. De ambtenaar gaat de taak compliceren, allerlei zijpaden bewandelen die uiteindelijk nergens toe leiden. Ten tweede hebben we de neiging om langetermijn doelen voor ons uit te schuiven. De beloning is nog ver weg en alleen als je het werk waanzinnig leuk vindt en zeker weet dat je het heel goed kunt, zul je er direct en vol overgave aan beginnen. Tanja van Essen adviseert haar leerlingen daarom om grote langetermijn doelen op te delen in een aantal kleinere kortetermijn doelen, elk met een eigen deadline. Ieder subdoel splits je vervolgens weer op in een aantal zo concreet mogelijke taken, zogenoemde SMART-plannen. Ze zijn Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden.

Specifiek
Definieer zo precies mogelijk wat je wilt doen en hoe je het wilt doen. Zorg dat je alles wat nodig is om de taak uit te voeren aanwezig is.

Meetbaar
Zorg ervoor dat je kunt zien hoe je vordert. Afvinken geeft een goed gevoel.

Acceptabel
Je moet er achter staan. Als je ergens echt niet in gelooft, kun je het beter laten.

Realiseerbaar
Voor elke taak is een minimum aantal uren nodig. Als je onmogelijke eisen stelt, is de kans groot dat je verlamt.

Tijdsgebonden
Maak concrete, redelijk snel haalbare subdoelen. Een kleine deadline aan het eind van de dag is volgens Van Essen stimulerender dan een grote aan het eind van de week.

3 Denk rationeel

Tanja van Essen baseert haar aanpak deels op de Rational Emotive Therapy (RET), ontwikkeld door de Amerikaanse psycholoog Albert Ellis. Deze methode gaat er van uit dat onze emoties grotendeels worden bepaald door onze gedachten en dat allerlei irrationele opvattingen tot disfunctioneel gedrag leiden. Door je gedachten consequent te toetsen op hun logica en zonodig te corrigeren, voorkom je dat je vervalt in contraproductief gedrag. Structurele uitstellers blijken heel anders tegen zichzelf te praten dan mensen die doorgaans niet dralen. Ze denken bijvoorbeeld dat het niet eerlijk is dat ze een lastige klus hebben gekregen en worden vervolgens steeds verongelijkter, terwijl de tijd verstrijkt en er niets uit hun handen komt. Of ze leven in de waan dat al het werk per definitie ‘leuk’ moet zijn en dat doorbijten ‘ondraaglijk’ is.

Niet slim, zelfs als ze echt een rotklus op je hebben afgeschoven of wanneer je inderdaad even moet afzien. Bedenk dat werk dat geen inzet vergt, ook geen voldoening geeft. Door je houding en selftalk bewust en consequent te wijzigen, doorbreek je je improductieve gedragspatronen. Tanja van Essen onderscheidt een aantal negatieve grondhoudingen die tot uitstelgedrag leiden. Hier volgen er een paar. Ze adviseert je deze houding kritisch tegen het licht te houden, om ze daarna te vervangen door realistischere of productievere (positieve) grondhoudingen.

Je denkt: Ik moet deze klus doen. Vervang door: Ik besluit deze klus te doen, het is mijn eigen keuze.

Je denkt: Ik móét dit af krijgen. Vervang door: Wanneer kan ik beginnen? Ik doe mijn best en zie hoe ver ik kom.

Je denkt: Dit project is zo groot en belangrijk… Vervang door: Ik kan dit kawei in stukjes delen en stap voor stap klaren.

Je denkt: Mijn werk moet perfect zijn. Vervang door: Ik doe wat ik kan, maar ik ben feilbaar, net als ieder ander. Als ik misluk, is dat geen ramp.

4 Respecteer je vrije tijd

Even een kleine paradox. Steeds meer gedragswetenschappers zien de mens bovenal als Homo ludens, de spelende mens. Onze grote hersenen zijn vermoedelijk ontstaan toen we ons vestigden in een extreem voedselrijk kustlandschap, waar we hooguit enkele uren per dag nodig hadden om een voedzaam, omega-3- en jodiumrijk maal bij elkaar te scharrelen en waar we relatief veilig waren voor roofdieren. In tegenstelling tot andere apen kregen we zowel grote hersenen als vrije tijd en dat ook nog eens tegelijkertijd. Het onvermijdelijke gevolg was dat we gingen spelen.
Gaandeweg leidde juist dat speelse gedrag tot allerlei onvoorstelbare innovaties. Voor ons is ‘spelen’ nog net zo belangrijk als voor onze verre voorouders.

Wie niet recreëert, gaat al snel minder goed functioneren; op het persoonlijke vlak, maar juist ook op zijn werk. Vandaar dat sommige arbeidspsychologen adviseren om het werk rond de vrije tijd te bouwen en niet andersom. Hoe? Neem opnieuw een weekoverzicht en markeer alle tijd die je per dag wilt besteden aan activiteiten die niet met werk te maken hebben, zoals lezen, tv kijken, judo, vrienden bezoeken en ontvangen, koken, etc. Geef al die recreatieve activiteiten de tijd die ze ook werkelijk kosten. Nu zie je nog scherper hoe weinig tijd er feitelijk overblijft voor werk. Je denkt misschien dat je 24 uur per dag aan je professionele projecten kunt besteden en dus zeeën van tijd hebt, maar dat is een illusie. Je beseft ook dat tijd verdoen in de uren die je voor werk en klusjes hebt gereserveerd een beroerde deal is.

5 Pas het 5-minutenplan toe

Je weet nu hoeveel (of liever hoe weinig) tijd er is voor werk of studie en dat je die tijd maar beter kunt benutten. Aan de slag dus. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Waarom? ‘Veel chronische uitstellers gaan er van uit dat je alleen aan een taak kunt beginnen als je vol inspiratie zit en dus gedreven wordt doordat je het werk leuk vindt,’ zegt Tanja van Essen. ‘Dat is niet rationeel. Werk is nu eenmaal niet altijd leuk en het is niet reëel om te eisen dat het wel zo is. Als iedereen altijd zou wachten op inspiratie of de juiste mood, zou er weinig meer tot stand komen. Soms is het functioneel om even om een klus heen te draaien, maar op een bepaald moment moet je gewoon beginnen.’

Een eenvoudig maar efficiënt hulpmiddel om dat gevoel van weerstand te overwinnen is 5-minutenplan uit RET. ‘Je belooft jezelf dat je gedurende vijf minuten onvoorwaardelijk aan een taak werkt, los van hoe je je voelt (ik ben niet in de mood, heb geen inspiratie oid). De methode is vrijblijvend bedoeld, maar veel mensen ontdekken dat die vijf minuten genoeg zijn om ze op gang te helpen.’ Je kunt het natuurlijk ook rigoureuzer aanpakken en in concentratieblokken van 30 minuten werken. Kies een project, bijvoorbeeld ‘Verslag Najaarsoverleg schrijven’. Bepaal je eerste subdoel en zet de timer van je computer, horloge of mobiel op 30 minuten. Druk op start. Let op. De volgende 30 minuten zijn HEILIG. Concentreer je tot het alarm gaat exclusief op je taak. Negeer kletsende collega’s en onproductieve of irrelevante gedachten. Doe oordoppen in. Straal uit: ‘Ik werk!’ Dirigeer je gedachten telkens als ze afdwalen met zachte dwang terug naar de taak.

6 Beloon en straf jezelf

Sta jezelf toe om na ieder concentratieblok vijf tot vijftien minuten te relaxen of iets makkelijks te doen. ‘Het klinkt misschien kinderachtig of kunstmatig, maar een kleine beloning, zoals een kop koffie, kan een effectieve motivator zijn,’ aldus Tanja van Essen. Wees niet bang dat je tijd verspilt, want tijdens je concentratieblokken werk je zo effectief dat je die micropauzes ruimschoots compenseert. Overigens is de kans groot dat je snel weer verder wilt en misschien helemaal geen pauze wilt nemen. De focusblokken dwingen je vat te krijgen op je taak, waardoor die vanzelf leuker wordt. Omgekeerd werkt straf ook. Spreek ‘s ochtends met je irritantste collega af dat je hem op pizza trakteert als je je dagtaak niet afrondt en de kans dat het klaar komt stijgt flink.

7 Doe alsof

Autosuggestie is een potent instrument. Volwassen proefpersonen blijken veel beter te scoren op reactietests wanneer ze, hou je vast, een helm opzetten en zich moeten inbeelden dat ze Tom Cruise in Top Gun zijn. Vandaar dat Tanja van Essen ons lijntrekkers uitnodigt om flink te fantaseren. Speel dat je een fixer bent. Als je net doet alsof je van nature geconcentreerd en efficiënt werkt, routineverplichtingen nakomt en een lekke band meteen plakt in plaats van eerst een half jaar de fiets van je vriendin te lenen, is de kans groot dat je je gedrag automatisch aanpast.

‘Beeld je in dat zich in je slaap een wonder voordoet,’ zegt ze. ‘Het uitstelprobleem dat je dwarszit, wordt opgelost. Je wordt wakker en je bent geen uitsteller meer. Je weet dat nog niet, want je sliep immers. Probeer je nu voor te stellen hoe je vanaf het moment dat de wekker gaat zou denken en handelen. Wat zou je anders doen? Waaraan zouden jij en je omgeving zien dat je bent veranderd? Stel je dit zo helder mogelijk voor en prik 1 dag waarop je handelt alsof het wonder daadwerkelijk is geschied. Je zult zien dat vruchten afwerpt. Maak je geen zorgen als je terugvalt, dat hoort er bij. Als je maar opnieuw begint.’

Meer weten?
Doe het vandaag! Stap voor stap je uitstelgedrag te lijf
Tanja van Essen en Henri C. Schouwenburg
Uitgeverij Lannoo

 

Geen zorgen, je hoeft niet te mediteren (al is dat wel hartstikke goed voor je). 
Deze 5 liedjes zijn essentieel voor je nachtrust.
Overweeg je CBD voor 't eerst te gaan gebruiken? Lees even mee.
Heb jij ook regelmatig een eureka-moment terwijl je onder de douche staat? Dat komt hierdoor.
De wetenschap weet inmiddels waarom en legt uit.